Obligations découlant de la loi

Toutes les entités du secteur privé de plus de 50 employés (en moyenne au cours d’une année) doivent disposer d’un canal de signalement interne ainsi que d’une procédure pour le suivi du signalement. Cette obligation est sans préjudice d’éventuels seuils moins élevés retenus dans des lois spéciales.

Ainsi, les entreprises qui comptent moins de 50 employés ne sont pas obligées de mettre en place un canal interne, sauf si elles ont des obligations sectorielles spécifiques (tel est le cas des obligations sectorielles du secteur financier ou des obligations sectorielles en matière de prévention et lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme). Elles peuvent cependant le faire sur base volontaire et conformément à l’article 7 de la Loi du 16 mai 2023.

Toutes les entités du secteur public de plus de 50 agents publics doivent disposer d'un canal de signalement interne.

Les entités juridiques du secteur public établissent des canaux et des procédures pour le signalement interne et son suivi :

L'État

L’État constitue une entité juridique unique et est composé de ses ministères et administrations. D’après la lettre circulaire du 23 mai 2024 du Ministre de la Fonction publique, « [c]onformément à la décision du Conseil de gouvernement du 15 avril 2024, les ministères sont appelés à mettre en place des canaux de signalement interne en désignant un ou plusieurs délégués aux signalements, qui seront compétents pour le département ministériel et les administrations qui en dépendent ». Le gouvernement a décidé que les canaux de signalement interne sont à mettre en place en application des lignes directrices reprises en annexe de la lettre circulaire précitée.

Les communes de plus de 10 000 habitants

Toutes les communes de plus de 10 000 habitants doivent disposer d'un canal de signalement interne, notamment les communes de :

• Bettembourg
• Dudelange
• Differdange
• Esch-sur-Alzette
• Ettelbruck
• Hesperange
• Kaerjeng
• Kayl
• Luxembourg-ville
• Mamer
• Mersch
• Pétange
• Sanem
• Schifflange
• Strassen

 Les communes de moins de 10 000 habitants ne sont pas soumises à l’obligation d’établir des canaux de signalement interne et sont libres de mettre en place lesdits canaux et procédures conformément à l’article 7 de la Loi du 16 mai 2023.

Les établissements publics et autres entités ayant une personnalité juridique distincte de l’État et des communes

Les entités juridiques du secteur public de moins de 50 travailleurs ne sont pas soumises à l’obligation d’établir des canaux de signalement interne et sont libres de mettre en place lesdits canaux et procédures conformément à l’article 7 de la Loi du 16 mai 2023. Dans le secteur communal, les syndicats de communes, offices sociaux, et hospices civils peuvent être concernés si ces entités comptent plus de 50 travailleurs.

L’administration gouvernementale constitue, avec ses ministères et administrations publiques, une entité juridique unique. Elle organise des canaux de signalement interne auprès de chaque ministère et, en fonction des particularités des administrations sous tutelle, auprès de certaines administrations.

Les établissements publics et autres entités ayant une personnalité juridique distincte, et comptant plus de 50 agents, doivent disposer d'un canal de signalement interne.

Les entités du secteur public qui comptent moins de 50 travailleurs ou agents ne sont pas obligées de mettre en place des canaux de signalement mais peuvent le faire si elles le souhaitent.

Les canaux de signalement peuvent être gérés en interne par une personne ou un service désigné à cet effet ou fournis en externe par un tiers. 

Les procédures de signalement interne et de suivi comprennent la désignation d’une personne ou d’un service impartial compétent pour assurer le suivi des signalements, qui peut être la même personne ou le même service que celle ou celui qui reçoit les signalements, qui maintiendra la communication avec l’auteur de signalement et, si nécessaire, lui demandera d’autres informations et lui fournira un retour d’informations.

Les mesures de sauvegarde et les exigences visées à l’article 7, paragraphe 1^er de la Loi du 16  mai 2023, s’appliquent également aux tiers mandatés pour gérer le canal de signalement pour le compte d’une entité juridique du secteur privé, notamment la mise en place de canaux sécurisés garantissant la confidentialité des signalements, l’accusé de réception sous 7 jours, la désignation d’un service impartial pour le suivi, un retour d’informations sous 3 mois et la fourniture d’informations sur les procédures de signalement aux autorités compétentes.

Oui, les canaux de signalement interne peuvent être gérés en externe par un tiers si la confidentialité des personnes concernées, du contenu du signalement et du traitement est respectée. 

Le suivi d’un signalement interne est uniquement obligatoire pour les signalements dont l’auteur est identifié ou identifiable. Le suivi est ainsi également obligatoire si la personne, utilisant un pseudonyme, est identifiable.

L’Office des signalements recommande de faire un suivi adéquat de tout signalement, y compris fait de manière « anonyme ».

La gestion des canaux et procédures pour le signalement interne et son suivi implique en principe un nouveau traitement de données pour lequel une mise à jour du registre de traitement et de la notice d'informations relative aux traitements de données à caractère personnel est nécessaire.

Article 8-3 de la loi du 12 novembre 2004 relative à la lutte contre le blanchiment et contre le financement du terrorisme, introduit par la loi du par la loi du 25 mars 2020, telle que modifiée.

• Article 58-1 de la loi du 5 avril 1993 relative au secteur financier, telle que modifiée ;
• Article 58-10 de la loi 10 novembre 2009 relative aux services de paiement, telle que modifiée, permettant à la CSSF de mettre en place des mécanismes efficaces pour encourager le signalement à la CSSF des violations du règlement (UE) 2015/847 ;
• Article 149ter de la loi du 17 décembre 2010 concernant les organismes de placement collectif, telle que modifiée ;
• Article 23 du règlement (UE) n° 1024/2013 (règlement MSU) du Conseil du 15 octobre 2013 ;
• Titre 3 (articles 36 à 38) du règlement (UE) n° 468/2014 de la BCE du 16 avril 2014 (règlement-cadre MSU) ;
• Article 36, paragraphe 7, de la loi du 23 juillet 2016 relative à la profession de l’audit, telle que modifiée ;
• Article 8 et Annexe de la loi du 23 décembre 2016 relative aux abus de marché, telle que modifiée ;
• Article 46 de la loi du 30 mai 2018 relative aux marchés d’instruments financiers telle que modifiée ;
• Article 271-1 et suivants du Code du travail, introduits par la loi du 13 février 2011 renforçant les moyens de lutte contre la corruption, tel que modifiée ;
• Article 4 de la loi du 6 juin 2018 relative aux dépositaires centraux de titres et portant mise en œuvre du règlement (UE) n° 909/2014 ;
• Article 10 de la loi du 16 juillet 2019 relative aux prospectus pour valeurs mobilières.

Article 4, lettre o) de la loi modifiée du 7 décembre 2015 sur le secteur des assurances.