Comment l’OSIG traite vos demandes et signalements

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Contacter l'Office de manière confidentielle

Toute personne souhaitant obtenir des informations sur

  • les procédures à suivre pour effectuer un signalement ou
  • la législation applicable en matière de la protection des lanceurs d'alerte

peut s’adresser directement à l’Office (OSIG) en français, luxembourgeois, allemand ou anglais en utilisant le formulaire MyGuichet ci-dessous ou en utilisant les autres moyens de communication.

Ce formulaire peut aussi être utilisé pour transmettre à l’Office des informations sur d’éventuels manquements sur l’établissement des canaux de signalement interne. Toute demande d’information ou tout signalement seront traités dans le strict respect de la confidentialité relative à l’identité du demandeur ou potentiel lanceur d’alerte. Cette plateforme de signalement mise en place par l’OSIG garantit l’exhaustivité, l’intégrité et la confidentialité des informations lui transmises. Seuls les membres habilités du personnel de l’OSIG y ont accès et sont astreints au secret professionnel.

Vous pouvez contacter l'OSIG:
  • par courrier ou sur rendez-vous

L'Office des signalements s'efforce de traiter les demandes d'information et les requêtes introduites par toute personne souhaitant effectuer un signalement (ci-après « potentiel lanceur d’alerte ») suivant la procédure suivante :

  • Accusé de réception : Dans un délai de 7 jours après avoir reçu la demande, l’OSIG envoie un accusé de réception au potentiel lanceur d’alerte. Cependant, il y a deux exceptions :
    • Si la personne refuse l’envoi de l’accusé de réception.
    • Si l’identité de la personne risque d’être révélée à des tiers en envoyant l’accusé de réception.
  • Retour d’informations : L’OSIG fournit au potentiel lanceur d’alerte un retour d’informations dans un délai de 3 mois, ou 6 mois dans des cas spécifiques justifiés.
  • Analyse minutieuse : Toute demande transmise à l’OSIG fait l’objet d’une analyse approfondie.

Devoir de confidentialité

1. Confidentialité de l’identité

L’OSIG s’engage à protéger l’identité du potentiel lanceur d’alerte ainsi que celle des tierces personnes le cas échéant impliquées et traite tout signalement dans le strict respect de la confidentialité. L’identité de la personne qui signale une violation ne doit pas être révélée sans son consentement explicite, sauf aux membres du personnel de l’Office chargés de recevoir ou de suivre les demandes des potentiels lanceurs d’alerte. Cela s’applique également à toute autre information permettant d’identifier l’auteur du signalement potentiel.

2. Exceptions

L’identité du potentiel lanceur d’alerte et d’autres informations peuvent être divulguées si c’est nécessaire et proportionné en vertu de la loi modifiée du 8 juin 2004 sur la liberté d’expression dans les médias ou du droit de l’Union européenne. Par exemple, pour protéger les droits de la personne concernée lors d’enquêtes ou de procédures judiciaires, notamment en vue de sauvegarder les droits de la défense de la personne concernée.

Toute divulgation est accompagnée d’une explication écrite de l’Office des raisons de la divulgation à moins qu’une telle information ne risque de compromettre les enquêtes ou les procédures judiciaires concernées.

3. Secrets d’affaires

L’Office ne doit pas divulguer les secrets d’affaires au-delà de ce qui est nécessaire pour un suivi approprié.

Lorsque l’Office reçoit des informations sur des violations qui impliquent des secrets d’affaires, il ne les utilise pas ou ne les divulgue pas à d’autres fins que celles nécessaires pour un suivi approprié.

Traitement des données à caractère personnel

Tout traitement des données à caractère personnel effectué au cours d'une demande d'information ou d'une requête introduite par un potentiel lanceur d'alerte se fait conformément à la législation en vigueur sur la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel.

Les données à caractère personnel qui ne sont manifestement pas pertinentes pour le traitement d’une requête ne doivent pas être collectées. Si elles le sont accidentellement, elles seront effacées sans retard injustifié.