Gesetzliche Verpflichtungen

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Einrichtung eines internen Meldekanals

Ein interner Meldekanal ist ein Mittel, das den Mitarbeitern einer Einrichtung und anderen Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit mit der juristischen Person in Kontakt stehen, zur Verfügung steht, um die Meldung von Gesetzesverstößen zu ermöglichen. Dieser Kanal muss sicher sein, um die Vertraulichkeit der beteiligten Personen zu gewährleisten, den Zugang unberechtigter Mitarbeiter oder Führungskräfte zu diesem Kanal zu verhindern und die Rechtsvorschriften über die Verarbeitung personenbezogener Daten (DSGVO) einzuhalten.

An wen richten sich die internen Meldekanäle und wann sollten sie bevorzugt werden?

Der interne Meldekanal und die internen Meldeverfahren ermöglichen es den Arbeitnehmern einer Einrichtung, Informationen über Verstöße zu melden. Diese Kanäle und Verfahren können es darüber hinaus anderen Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit mit der juristischen Person in Kontakt stehen, ermöglichen, Informationen über die festgestellte(n) oder vernünftigerweise vermutete(n) Verletzung(en) zu übermitteln.

Personen, die Verstöße im Sinne des Gesetzes melden möchten, werden ermutigt, der Meldung über den internen Meldekanal den Vorzug zu geben, bevor sie eine externe Meldung vornehmen, wenn der Verstoß intern wirksam behoben werden kann und sie der Auffassung sind, dass keine Gefahr von Vergeltungsmaßnahmen besteht.

Wer muss Meldekanäle einrichten?

Rechtsträger des privaten Sektors

Alle privatwirtschaftlichen Einrichtungen mit mehr als 50 Beschäftigten (im Durchschnitt eines Jahres) müssen über einen internen Meldekanal und ein Verfahren zur Weiterverfolgung der Meldung verfügen.

So sind Unternehmen mit weniger als 50 Beschäftigten nicht verpflichtet, einen internen Kanal einzurichten, es sei denn, sie haben spezifische sektorspezifische Verpflichtungen (z. B. sektorspezifische Verpflichtungen des Finanzsektors oder sektorspezifische Verpflichtungen zur Verhinderung und Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung). Sie können dies jedoch auf freiwilliger Basis und gemäß Artikel 7 des Gesetzes vom 16. Mai 2023 tun.

Rechtsträger des öffentlichen Sektors

Alle Einrichtungen des öffentlichen Sektors mit mehr als 50 öffentlichen Bediensteten müssen über einen internen Meldekanal und Verfahren für die interne Meldung und Folgemaßnahmen verfügen.

Der Staat

Der Staat ist eine einzige juristische Person und besteht aus seinen Ministerien und Verwaltungen Die internen Meldekanäle werden auf der Ebene der einzelnen Ministerien und gegebenenfalls innerhalb bestimmter Verwaltungen entsprechend ihren spezifischen Merkmalen organisiert.

In dem Rundschreiben des Ministers für den öffentlichen Dienst vom 23. Mai 2024 heißt es: „Gemäß dem Beschluss des Regierungsrates vom 15. April 2024 sind die Ministerien aufgerufen, interne Meldekanäle einzurichten, indem sie einen oder mehrere Meldebeauftragte benennen, die für das Ministerium und die davon abhängigen Verwaltungen zuständig sind.“ Die Regierung hat beschlossen, dass die internen Meldekanäle gemäß den Leitlinien im Anhang des oben genannten Rundschreibens einzurichten sind.

Gemeinden mit mehr als 10.000 Einwohnern

Alle Gemeinden mit mehr als 10 000 Einwohnern müssen über einen internen Meldekanal verfügen, insbesondere die Gemeinden

  • Bettemburg
  • Differdingen
  • Düdelingen
  • Esch an der Alzette
  • Ettelbrück
  • Hesperingen
  • Käerjeng
  • Kayl
  • Luxemburg Stadt
  • Mamer
  • Mersch
  • Petingen
  • Sassenheim
  • Schifflingen
  • Strassen

 Gemeinden mit weniger als 10 000 Einwohnern sind nicht verpflichtet, interne Meldekanäle einzurichten, und es steht ihnen frei, diese Kanäle und Verfahren gemäß Artikel 7 des Gesetzes vom 16. Mai 2023 einzurichten.

Öffentliche Einrichtungen und andere Einrichtungen mit eigener Rechtspersönlichkeit, die vom Staat und von den Gemeinden getrennt sind

Öffentliche Einrichtungen und andere Einrichtungen mit eigener Rechtspersönlichkeit, die mehr als 50 Bedienstete beschäftigen, müssen interne Meldekanäle einrichten. Im kommunalen Sektor können Gemeindegewerkschaften, Sozialämter und zivile Hospize betroffen sein, wenn diese Einheiten mehr als 50 Arbeitnehmer haben.

Juristische Personen des öffentlichen Sektors mit weniger als 50 Arbeitnehmern sind nicht verpflichtet, interne Meldekanäle einzurichten, und es steht ihnen frei, diese Kanäle und Verfahren gemäß Artikel 7 des Gesetzes vom 16. Mai 2023 einzurichten.

Verwaltung interner Meldekanäle

Benennung einer unparteiischen Person oder Dienststelle, die für die Überwachung zuständig ist

Die Meldekanäle können intern von einer unparteiischen Person oder einem zu diesem Zweck benannten unparteiischen Dienst verwaltet oder extern von einem Dritten bereitgestellt werden.

Die internen Melde- und Überwachungsverfahren umfassen die Benennung einer unparteiischen Person oder Dienststelle, die für die Weiterverfolgung von Meldungen zuständig ist, bei der es sich um dieselbe Person oder Dienststelle handeln kann, bei der es sich um die Person oder Dienststelle handelt, die die Meldungen entgegennimmt, und die die Kommunikation mit dem Hinweisgeber aufrechterhält und ihn erforderlichenfalls um weitere Informationen und Rückmeldungen ersucht.

Die in Art. 7 Abs. 1 des Gesetzes vom 16. Mai 2023 genannten Schutzmaßnahmen und Anforderungen gelten auch für Dritte, die mit der Verwaltung des Meldekanals im Namen einer juristischen Person des privaten Sektors beauftragt sind, insbesondere:

  • Einrichtung sicherer Kanäle zur Gewährleistung der Vertraulichkeit von Meldungen;
  • die Empfangsbestätigung innerhalb von 7 Tagen,
  • die Benennung eines unparteiischen Überwachungsdienstes,
  • Rückmeldung innerhalb von drei Monaten und
  • Bereitstellung von Informationen über Meldeverfahren für die zuständigen Behörden.

Kann die Verwaltung des Meldekanals einem Dritten übertragen werden?

Ja, interne Meldekanäle können extern von einem Dritten verwaltet werden, wenn die Vertraulichkeit der betroffenen Personen, des Berichtsinhalts und der Verarbeitung gewahrt wird.

Sind anonyme Meldungen zu berücksichtigen?

Die Weiterverfolgung einer internen Meldung ist nur für Meldungen erforderlich, deren Urheber identifiziert oder identifizierbar ist. Die Nachverfolgung ist somit auch dann obligatorisch, wenn die Person unter Verwendung eines Pseudonyms identifizierbar ist.

Das Meldeamt empfiehlt eine angemessene Weiterverfolgung aller Meldungen, auch in „anonymer“ Form.

Muss das Verarbeitungsregister und die Datenschutzerklärung für die Verarbeitung personenbezogener Daten aktualisiert werden?

Die Verwaltung der Kanäle und Verfahren für die interne Berichterstattung und deren Überwachung erfordert grundsätzlich eine neue Datenverarbeitung, für die eine Aktualisierung des Verarbeitungsregisters und der Informationsbroschüre über die Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich ist.

Branchenbezogene gesetzliche Vorgaben

Die folgende nicht erschöpfende Liste enthält Informationen über sektorspezifische Bestimmungen über Meldemechanismen.

Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung

Artikel 8-3 des Gesetzes vom 12. November 2004 zur Bekämpfung der Geldwäsche und der Terrorismusfinanzierung, eingeführt durch das Gesetz vom 25. März 2020 in seiner geänderten Fassung.

Finanzsektor

  • Artikel 58-1 des Gesetzes vom 5. April 1993 über den Finanzsektor in geänderter Fassung;
  • Artikel 8-3 des Gesetzes vom 12. November 2004 zur Bekämpfung der Geldwäsche und der Terrorismusfinanzierung, eingeführt durch das Gesetz vom 25. März 2020 in geänderter Fassung;
  • Artikel 58-10 des Gesetzes vom 10. November 2009 über Zahlungsdienste in der geänderten Fassung, der es der CSSF ermöglicht, wirksame Mechanismen einzurichten, um die Meldung von Verstößen gegen die Verordnung (EU) 2015/847 an die CSSF zu fördern;
  • Artikel 149ter des Gesetzes vom 17. Dezember 2010 über Organismen für gemeinsame Anlagen in geänderter Fassung;
  • Artikel 23 der Verordnung (EU) Nr. 1024/2013 (SSM-Verordnung) des Rates vom 15. Oktober 2013;
  • Titel 3 (Artikel 36 bis 38) der Verordnung (EU) Nr. 468/2014 der EZB vom 16. April 2014 (SSM-Rahmenverordnung);
  • Art. 36 Abs. 7 des Gesetzes vom 23. Juli 2016 über den Prüfungsberuf in geänderter Fassung;
  • Artikel 8 und Anhang des Gesetzes vom 23. Dezember 2016 über Marktmissbrauch in geänderter Fassung;
  • Art. 46 des Gesetzes vom 30. Mai 2018 über Märkte für Finanzinstrumente in geänderter Fassung;
  • Artikel 271-1 ff. des Arbeitsgesetzbuches, eingeführt durch das Gesetz vom 13. Februar 2011 zur Stärkung der Mittel zur Bekämpfung der Korruption in geänderter Fassung;
  • Artikel 4 des Gesetzes vom 6. Juni 2018 über Zentralverwahrer und zur Durchführung der Verordnung (EU) Nr. 909/2014;
  • Artikel 10 des Gesetzes vom 16. Juli 2019 über den Prospekt für Wertpapiere.

Versicherungssektor

Artikel 4(o) des geänderten Gesetzes vom 7. Dezember 2015 über den Versicherungssektor.