Eine Meldung kann einen tatsächlichen Verstoß betreffen oder auf dem begründeten Verdacht beruhen, dass ein Verstoß zum Zeitpunkt der Meldung eingetreten ist oder wahrscheinlich eintreten wird. Der Hinweisgeber muss daher hinreichenden Grund zu der Annahme haben, dass die gemeldeten Informationen zum Zeitpunkt der Meldung oder Offenlegung wahr waren.
Insbesondere bei externen Meldungen kann der Hinweisgeber aufgefordert werden, alle in seinem Besitz befindlichen Informationen und Dokumente vorzulegen, die seine begründeten Behauptungen oder Verdachtsmomente stützen können.
Vor der Meldung sollte der Hinweisgeber sicherstellen, dass er über konkrete, rechtmäßig erlangte Beweise wie E-Mails oder Dokumente verfügt, die er im Rahmen seiner beruflichen Tätigkeit erworben hat, um die Informationen zu untermauern, die er zu melden oder offenzulegen beabsichtigt. Es ist ratsam, den Nachweis der Einreichungen über interne oder externe Meldekanäle aufzubewahren, beispielsweise durch Aufbewahrung einer Kopie des Formulars oder der E-Mail.
Für Postsendungen wird empfohlen, Einschreiben mit Rückschein (envoi par recommandé) zu verwenden, ein doppeltes Umschlagsystem anzuwenden und nur Kopien von Dokumenten zu senden.
Eine Person, die wissentlich falsche Informationen meldet oder offenlegt, kann nicht vom Schutz des Gesetzes profitieren, und kann straf- und zivilrechtlich haftbar gemacht werden.
